降本增效新常态，如何使用PDCA循环打造费控3.0

费控· 发布时间：2024-09-20

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作者元年科技

随着企业规模的扩张和业务复杂度的增加，费用控制逐渐成为企业管理中降本增效的核心环节。有效的费用控制不仅有助于优化成本支出，提升运营效率，还可以为企业的长远发展打下坚实的基础。

伴随技术的进步和企业需求的变化，结合费控管理的深度，元年认为，费控的演进可以划分为三个阶段：费控1.0、费控2.0和费控3.0，本文将重点探讨这三个阶段，最后解答如何通过PDCA循环理论实现全面、高效的费用管控，助力企业实现持续优化。

费控1.0阶段：全面提效

传统的费控流程往往依赖于人工审核和纸质凭证，这不仅耗时耗力，还容易出现人为差错。费控1.0阶段的核心目标是通过新兴技术手段实现费用报销流程的标准化、合规化和自动化，从而全面提高效率。在费控1.0阶段通过线上系统将费用报销流程从提交、审批到报销全部数字化，通过标准化报销流程的设置，企业可以对各类费用设定统一的报销标准和流程，减少了人工干预和随意性，降低管理成本的同时，提升了报销效率，实现了真正的报销。

这种模式的核心价值在于通过自动化工具大幅提升工作效率，减少管理人员的负担，为企业解决最基础的费用管理问题。这个阶段市场上所有的费控软件厂商，基本都具备了这样的能力。具体来说，费控1.0阶段的系统通常具备以下功能：

· 报销单的电子化：传统的纸质报销单转变为线上报销单，员工可以在系统内填写报销申请，自动生成报销记录，减少了纸张的使用并提高了报销单据的处理速度。

· 统一的审批流程：系统自动按照企业设定的审批规则，将报销单据发送到相关审批人处，无需员工手动传递报销材料。这样不仅提升了审批效率，还确保了审批的合规性。

· 费用自动计算与核算：报销系统内置自动计算功能，可以根据费用类型自动生成相应的金额、税金等，减少了手工计算时出错的可能性。

· 合规检查：系统会自动检查报销内容是否符合企业制定的标准，例如超出规定的费用额度、重复报销等，确保报销行为的合法合规。

· 支付对接：在费用审批通过后，系统能够自动对接企业的财务支付系统，实现费用的快速支付。

然而，费控1.0的局限性在于，它虽然解决了报销流程中的效率和合规问题，但仅限于“事后处理”，即费用已经发生后再进行管控。企业在费用支出上缺乏前置的控制手段，无法在费用产生之前进行有效的干预，也无法灵活调整费用预算以适应实际业务需求。

此外，这一阶段的费控主要集中在报销流程的优化，尚未涉及费用的预算管控和精细化管理，无法对企业的整体费用控制提供更深入的支持。因此，1.0阶段的系统更多是为了简化费用报销流程，无法满足企业对费用管控的更高要求。

费控2.0阶段：快速降本

随着市场竞争的加剧和成本管理需求的增加，费控2.0阶段应运而生。费控2.0阶段在费控1.0基础上实现了更为深入的费用管理。该阶段的核心目标是在提高效率的基础上，通过与商旅、商城等资源的整合，帮助企业实现费用的快速节流和成本优化，实现快速报销。

在费控2.0阶段，费用管理的重点从“报销流程提效”转向“成本控制与优化”。此阶段费控软件不再仅限于流程优化，而是成为企业节流的重要手段。企业通过链接外部生态资源，将费控变成一种服务，实现费用报销与商旅、商城系统的无缝集成，使费用控制由前端业务驱动，实现业务互联互通，推动报销无纸化和对账自动化。

与1.0阶段主要关注内部报销流程的自动化不同，费控2.0着重于外部资源的整合和前端业务的互联互通，费用管理延伸到更广的业务场景中，如出差、采购等日常业务活动。实际的功能和创新包括：

· 商旅、商城生态整合：通过集成商旅管理系统和企业采购商城，员工可以在费控系统内直接预订机票、酒店等商旅服务，或购买办公用品。这样不仅简化了员工在多个平台间切换的操作，也让企业可以集中管理这些业务支出。企业通过与商旅、商城的供应商谈判，获得更好的价格折扣和服务质量，从而实现费用的节流降本。

· 无纸化报销与对账自动化：员工的报销流程进一步简化，无需再提交纸质发票或繁琐的单据管理。通过与商旅系统的对接，员工出差结束后，相关费用和发票可以自动汇总到报销系统中，员工无需手动录入数据，大大降低了出错率和处理时间。系统还能够自动对接财务系统，实现费用的快速对账和支付，减少了财务人员的手工操作。

· 费用与前端业务的互联互通：费用控制从传统的事后管理转变为与企业前端业务的深度集成，实现了费用报销的前端业务驱动。例如，差旅管理与费用报销系统的集成，意味着员工在预订机票或酒店时，系统可以自动生成差旅报销单据，并直接与预算相匹配。这种业务与财务的互联，简化数据流转，减少数据孤岛的存在，使得费用控制更加透明和实时。

费控2.0阶段通过商旅与商城生态资源的整合，帮助企业实现了费用管理的提效和降本，尤其是在报销流程自动化和无纸化方面表现出色。

然而，2.0阶段缺乏对费用支出从预算到实际执行的全面管控，这一阶段的系统仍然主要集中在事中或事后管理费用，在主动管控、预算管理的深度集成以及动态反馈和持续优化方面存在明显局限。这些局限性使得企业虽然能够更高效地处理费用支出，但在整体费用战略管理和持续优化方面仍然需要更高级的工具和方法，这为费控3.0阶段的出现铺平了道路。

费控3.0阶段：精细化预算管控

随着企业对财务管理精细化要求不断提升，费控3.0阶段的核心目标从单纯的降本增效转向预算管理与费用控制的深度整合，真正实现费用管控的闭环优化。

相比于费控2.0阶段的外部生态整合，3.0阶段更关注如何从战略上管理费用，确保每一笔支出都符合企业的长期目标和预算规划，让不该花的钱一分都不多花，该花的钱按照规划用到刀刃上。费控3.0不仅是对费用的管理，还包括对预算编制、执行、分析与反馈的全过程管理，从而实现正确的费用支出与报销。

费控3.0的实际特点和关键功能可以概括为以下几个方面：

预算与费控的深度融合

费控3.0不再仅仅是事中或事后管理费用，而是通过预算管理在事前进行全面规划。企业可以根据年度或季度预算目标，设定各类费用科目的预算上限。在支出发生时，系统会实时比对预算数据，确保任何费用都在既定的预算范围内进行。企业能够通过系统在日常管理中直接掌控支出，而不是等到费用已经超支才采取措施。例如，一个部门提交的采购申请，系统会首先检查该部门的预算余额，如果超出预算则不能通过审批。这种自动化的事前预算控制避免了事后纠正的麻烦，也减少了费用超支的风险。

PDCA循环理论的应用

费控3.0通过PDCA（计划-执行-检查-行动）循环管理理论，实现了费用管控的闭环优化。这个管理方法强调企业在费用管理的每个阶段都要进行反思和调整，持续改进费用控制效果。

计划阶段（Plan）：确定钱用在哪里？

在费控3.0阶段，计划是整个费用管理的起点。不同部门、项目会有不同的预算规划，企业首先根据业务目标设定年度、季度或项目预算。

元年费控帮助企业在计划阶段确定“钱用在哪里？怎么用？”，通过灵活的预算模型，企业可以基于金额、数量等多种因子，制定精准的费用支出计划。根据每个企业不同的业务需求和管理目标，提供多维立体的预算管理工具，最多可以支持256种预算维度，确保资金分配的合理性与有效性，同时还可以帮助企业进行详细的费用标准设定、审批流程设计等，确保费用支出符合企业的战略目标。

执行阶段（Do）：确定钱可不可以用？

在预算设定好后，企业开始执行相关业务。系统会根据设定的预算规则，在支出发生时进行智能匹配和控制，确保费用支出在预算内。

在执行阶段，元年费控系统通过内置的预算控制机制，确保企业的每一笔费用支出都在计划范围内进行。系统自动对每一笔支出进行预算冻结，并通过智能风控机器人对申请、审批、标准控制等环节进行全程监管，避免预算和执行脱节的情况出现。

这一阶段，元年费控系统还支持灵活的预算调整功能，企业可以根据实际经营状况随时对预算进行动态调整，确保费用支出始终与企业目标一致。同时，通过OCR识别、智能机器人等技术，系统可以实现自动化的发票校验和数据归集，极大提升了费用报销的效率与准确性。

检查阶段（Check）：确定钱用得好不好？

检查阶段是费用管控中的一个关键环节，旨在通过数据分析来检验费用支出的效果。执行过程中，系统会持续对预算执行情况进行检查。管理者可以通过数据看板实时查看预算的使用情况，并及时发现超预算、费用异常等问题。

通过元年Dashboard平台，帮助企业以拖拉拽的方式将结构化数据转换为图形化展示，方便管理者进行直观的分析。企业可以通过数据看板，快速识别哪些部门或费用项目存在不合理的支出，并通过不同维度的预算对比，发现潜在问题。

此外，元年费控系统内置了丰富的报表和分析工具，可以自动生成支出报告，帮助企业管理者在事后快速评估费用使用的合理性和有效性，为下一轮优化提供依据。

改进阶段（Act）：持续优化费用管控

基于检查结果，企业可以对预算和费用策略进行调整和优化，重新规划预算，确保下一个循环中的费用管控更加精准和高效。通过PDCA循环的不断迭代，企业可以在实际操作中发现问题并迅速调整，使费用控制和预算管理更加灵活和精准。

在PDCA循环的最后一个阶段，元年费控帮助企业将检查阶段发现的问题进行反馈和改进。通过对预算和实际支出的对比分析，企业可以优化未来的费用计划，并通过系统内置的多维度分析模型，进一步调整费用支出标准和管控规则。这一持续优化的过程，确保了企业的费用管理能够适应不断变化的市场环境和业务需求。

元年费控不仅支持企业内部的费用优化，还通过实时数据监控、商旅建议书等服务，帮助企业优化外部支出。通过这一改进机制，企业可以不断调整预算，逐步提升费用控制的精准度和有效性。

多级管控与费用预算建模

费控3.0支持企业根据不同的业务场景和管理需求，进行多级费用管控和预算建模。企业的不同部门、项目或区域可能有各自独特的预算和管理需求，系统允许灵活设置多层次的预算管控体系。例如，总部可能会有一套整体预算，但各个分公司、部门可以根据总部的预算框架，进一步细化和定制自己的预算。这种灵活的预算建模能力使企业能够根据业务变化灵活调整费用控制策略，不同部门的费用支出可以独立管理，同时又与全公司预算策略保持一致。这种全场景、多级别的费用管控，极大提高了企业的管理效率和财务控制能力。

灵活适应不同业务需求

费控3.0阶段系统的设计具有高度灵活性，可以适应不同规模、行业、业务场景的企业需求。无论是大型跨国企业的复杂预算管控，还是中小企业的简单费用管理需求，系统都能够提供相应的解决方案。这种灵活性体现在预算规则的自定义、审批流程的调整、费用科目的分类以及多种费用控制策略组合使用上。

闭环费用管控的持续优化

通过预算、执行、分析与反馈的全流程闭环管理，费控3.0阶段真正实现了企业费用管控的持续优化。企业不仅可以有效地控制每一笔支出，还能够在支出发生之前进行预测和规划，并在事后进行调整和改进。与1.0和2.0阶段的被动式费用管理不同，3.0阶段的闭环费用管控为企业提供了一个主动、前瞻的费用管理方式，使得企业能够在市场竞争中更加灵活、高效地调整资源分配，提升整体效益。

费控3.0阶段的核心优势在于预算与费用管理的深度融合，借助PDCA循环实现了费用管理的持续优化。通过多级管控和全场景适配，企业能够根据自身的业务需求灵活调整预算与费用控制策略，从而在复杂多变的市场环境中保持财务管理的高效性和精准性。